Utilizada para estruturar a implementação de um plano de ação, essa ferramenta fará você visualizar a solução adequada de um problema, com as possibilidades de acompanhamento da execução de uma ação.
Definidos os objetivos e metas de sua empresa, o próximo passo é sair do plano das ideias e botar a mão na massa. Para isso, é importante montar um plano de ações, ou seja, um guia do que será feito na prática para alcançar o que você almeja.
Lembre-se que não é a quantidade de ações que garantirá o seu sucesso, mas sim o impacto delas nas metas e indicadores.
E é para te auxiliar no planejamento das ações que for desenvolver, você poderá utilizar um quadro chamado 5W2H.
Neste artigo vamos estudar a fundo uma das ferramentas que ajuda você a planejar e executar seu plano de ação no seu negócio de moda.
O Que é a Ferramenta 5W2H?
A 5W2H é uma ferramenta para elaboração de planos de ação que surgiu inicialmente focada no gerenciamento de qualidade da produção, porém sua simplicidade, objetividade e orientação à ação, ela foi expandida para diversas áreas e tem sido muito utilizada em Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Elaboração de Planos de Negócio, Planejamento Estratégico e outras disciplinas de gestão.
Essa ferramenta baseia-se na elaboração de um questionário formado por sete perguntas, que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. Elas são:
What? ( O que será feito? )
When? ( Quando será feiro? )
Why? ( Por que será feito? )
Where? ( Onde será feito? )
Who? ( Por quem será feito? )
How? ( Como será feito? )
How much? ( Quanto custará essa ação? )
Como Responder Cada Pergunta do 5W2H
Responder às perguntas de um plano de ação 5W2H pode ser simples, mas exige cuidado, pois se as respostas dadas forem muito vagas, vai ficar difícil de sua equipe entender o que você realmente se espera de cada um deles.
Por isso, abaixo seguem algumas ideias de como preencher as perguntas de um diagrama 5W2H. Confira:
What? – O quê?
A resposta a esta pergunta corresponde a uma ação! A uma tarefa específica a ser feita por cada integrante da equipe.
Isso porque você pode criar sua matriz 5W2H reservando uma linha para colocar a tarefa de forma mais ampla, ajudando os integrantes a compreenderem seu contexto, e em seguida, criando linhas abaixo decompondo aquela tarefa em ações menores para que todos saibam o que devem fazer.
Assim, por exemplo, se a tarefa for incluir uma nova categoria de produtos, as obrigações dos integrantes – o que eles devem fazer – podem ser divididas entre:
Desenvolver o Plano de Coleção;
Cotar e Desenvolver Novos Fornecedores
Entre outras ações…
Aqui vale reforçar que você precisa de ações reais! Aquelas como gerar relatórios e estudar o problema não valem a pena serem descritas aqui.
Já dê um passo a frente e escreva qual ação você fará depois que leu, verificou no relatório ou estudou o problema!
Para dar esse passo a frente, faça uma análise SWOT bem feita!
Temos um artigo aqui no blog falando sobre esse assunto (Clique aqui para acessá-lo), além de materiais gratuitos que disponibilizados para você se aprofundar no assunto.
Why? Por quê?
Esta é uma das respostas mais importantes, pois é ela que dará um significado real a tudo o que você está fazendo.
Assim, no exemplo acima, o motivo de incluir uma nova categoria de produtos pode para adiciona uma venda incremental ao seu faturamento ou substituir alguma categoria que não está gerando resultados.
Da mesma forma, você abre para cada colaborador o porquê de executar suas tarefas. Você dá um propósito ao seu time!
Por exemplo: Porque cotar e desenvolver novos fornecedores? Para identificar e atrair os melhores fornecedores, visando o estabelecimento de parcerias a longo prazo.
Where? – Onde?
O local onde as coisas irão acontecer e também onde a ação terá efetividade.
No caso de um projeto envolvendo vários departamentos ou mesmo empresas, definir onde as reuniões de trabalham ocorrerão é fundamental.
Por fim, o local onde as ações surtirão efeito também ajudam os colaboradores a entenderem melhor as consequências de suas atividades.
Assim, em nosso exemplo, o projeto de implementação de uma nova categoria terá seus dados compartilhados no drive da empresa no Google, mas será implementada inicialmente apenas na loja virtual, para que em um segundo momento seja implementada em 5 lojas físicas.
When? – Quando?
Essa pergunta é importante pois as vezes definir uma data para início e término de uma tarefa pode não ser suficiente.
O ideal é que seja criado um cronograma, que pode ser anexado à matriz 5W2H.
Assim, para cada pessoa da equipe, indicar quando ela deve iniciar e entregar sua tarefa, ou mais de uma tarefa, na verdade.
Se necessário, definir marcos com integras intermediárias, para evitar que se acumulem atividades no final do prazo de entrega.
Who? – Quem?
Evidentemente quem se refere aos responsáveis por dar andamento a cada tarefa.
Em alguns casos pode ser que alguns dos colaboradores trabalhem juntos em alguma atividade. Isso deve ser sinalizado com clareza, para evitar que duas pessoas façam a mesma coisa, ao invés de se auxiliarem a fazer a tarefa de forma colaborativa.
How? – Como?
Corresponde ao processo para atingir sua meta ou seu objetivo. Como você vai chegar lá!
O mais importante nesta etapa é definir passo a passo o que será feito e como você vai atingir seus objetivos. Defina também suas dificuldades e como você irá superá-las.
Veja mais exemplos:
Fazer os croquis dos produtos usando o software gráfico Corel;
Desenvolver o Plano de Coleção usando a metodologia de planejamento de coleção apresentando as quantidades de modelos a serem comprados;
Ente outros…
Dessa forma, todos vão “falar a mesma língua” e evita-se que na hora de integrar as tarefas o resultado seja uma verdadeira “salada”, sem sentido ou utilidade.
How much? – Quanto?
Finalmente chegamos ao orçamento a ser gasto.
Assim, além de uma estimativa de quanto ele vai custar, é importante definir a verba que cada tarefa terá direito individualmente.
O ideal é que sejam definidas datas de prestação de contas, para se verificar se o orçamento está sendo seguido.
Conclusão
Você já deve ter percebido que esta ferramenta te obriga a pensar em tudo antes de começar e isso é perfeito! Pois você prepara todo o passo a passo para o seu projeto e depois é só segui-lo.
O melhor é que facilmente você consegue atingir resultados maiores e até impensáveis no começo da sua jornada, pois quando você sai da sua zona de conforto e tem um objetivo é mais fácil chegar lá.
Pense neste processo como uma virada do seu negócio e esteja preparado para todo o sucesso de sua jornada!
Conte conosco sempre pois nosso propósito é te ajudar a conquistar o sucesso no mercado de moda!
E fique atento pois temos uma área de materiais gratuitos dedicada a você que está no mercado de moda.